Ciri-ciri organisasi sebagai berikut:
1. Organisasi adalah lembaga social yang terdiri atas sekumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang ditetapkan.
2. Organisasi dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.
3. Organisasi secara sadar dikoordinasikan dan dengan sengaja disusun.
4. Organisasi adalah instrument social yang mempunyai batasan yang secara relative dapat diidentifikasikan.
Unsur-unsur organisasi :
1. Manusia.
2. Kerja sama.
3. Tujuan Bersama
4. Peralatan (Equipment)
5. Lingkungan (Environment)
Teori Organisasi
Teori organisasi terbagi 3 yaitu, teori organisasi klasik, teori organisasi neoklasik dan teori organisasi modern.
a. Teori organisasi klasik (classical theory) kadang-kadang disebut juga teori organisasi tradisional, yang berisi konsep-konsep tentang organisasi mulai tahun seribu delapan ratusan (abad 19). Teori klasik mendefinisikan organisasi sebagai struktur hubungan, kekuasaan-kekuasan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang terjadi bila orang-orang bekerja sama. Teori klasik berkembang dalam 3 aliran yang dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang sama dan mempunyai efek sama, yaitu : teori birokrasi, teori administrasi, dan teori manajemen ilmiah.
1. Teori birokrasi: dikemukakan oleh Max Weber dalam bukunya “The Protestant Ethic and spirit of Capitalism”.
Karakteristik-katakteristik birokrasi menurut weber adalah:
a. Pembagian kerja yang jelas.
b. Hirarki wewenang yang dirumuskan secara baik.
c. Program rasional dalam pencapaian tujuan organisasi.
d. System prosedur bagi penanganan situasi kerja.
e. Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal.
2. Teori administrasi : teori sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan henri fayol dan lyndall urick dari eropa serta mooney dan reiley dari amerika.
Henri fayol seorang indrustrialis dari francis, hidup pada tahun 1841-1925, fayol mengemukakan kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori administrasi yaitu:
a. Pembagian kerja (division of work)
b. Disiplin
c. Aturan
d. Inisiatif
e. Semangat korps
f. Keadilan
g. Sentralisasi.
3. Teori manajemen ilmiah : manjemen ilmiah (scientific management) dikembangkan mulai tahun 1900 oleh Frederick winslow taylor. Ada 2 pendapat tentang manajemen ilmiah yaitu, penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah-masalah organisasi. Dan seperangkat mekanisme atau teknik “ a bag of tricks” untuk meningkatkan efisiensi kerja organisasi.
Taylor mengemukakan kadah dasar manejemen yang harus dilaksanakan dalam organisasi perusahaan, yaitu :
a. Mengadakan seleksi, latihan-latihan dan pengembangan para karyawan secara ilmiah.
b. Pengembangan ilmu tentang kerja serta seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah harus diintegrasikan.
b. Teori Organisasi NeoKlasik
Teori Neoklasik secara sederhana dikenal sebagai teori/aliran hubungan manusiawi (the human relation movement). Anggapan teori ini adalah menekankan pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu maupun sebagai bagian kelompok kerjanya, atas dasar anggapan ini maka teori neoklasik mendefinisikan “suatu organisasi” sebagai kelompok orang dengan tujuan bersama.
Dalam pembagian kerja, teori neoklasik telah mengemukakan perlunya hal-hal sebagai berikut :
1. Partisipasi, yaitu melibatkan setiap orang dalam proses pengambilan keputusan.
2. Perluasan kerja (job enlargement) sebagai kebalikan dari pola spesialisasi.
3. Manajemen bottom-up yang akan memberikan kesempatan kepada yunior untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan manajemen puncak.
c. Teori Organisasi Modern
Teori modern yang kadang-kadang disebut juga sebagai analisa system pada organisasi merupakan aliran besar ketiga dalam organisasi dan manjemen. Teori modern menyebutkan bahwa kerja suatu organisasi adalah sangat kompleks dinamis, multilevel, multidimensional, multivariable, dan probabelistik.
Konsep sistem umum menjadi dasar utama analisa organisasi dalam teori modern dan secara ringkas kedua teori ini, baik teori modern maupun teori system umum mempelajari :
1. Bagian-bagian dalam keseluruhan dan pergerakkan individu di dalam dan di luar system.
2. Interaksi individu-individu dengan lingkungan yang terjadi dalam system.
3. Interaksi diantara individu-individu dalam system.
4. Maslah-masalah pertumbuhan dan stabilitas system.
Teori ini menunjukkan tiga kegiatan proses hubungan universal yang selalu muncul pada system manusia dalam berperilaku berorganisasi, yaitu:
1. Komunikasi
2. Konsep keseimbangan
3. Proses pengambilan keputusan.
Adapun pendekatan-pendekatan manajemen adalah :
1. Pendekatan proses atau pendekatan fungsional, operasional, universal dan tradisional.
2. Pendekatan keprilakuan (behavior approach)
3. Pendekatan kuantitatif
4. Pendekatan system
5. Pendekatan contingency (situasional)
Bentuk-Bentuk Organisasi
1. Ditinjau dari Jumlah Pucuk Pimpinan
a Bentuk organisasi tunggal adalah organisasi yang pucuk pimpinannya ada di tangan seorang. Sebutan jabatan untuk bentuk tunggal antara lain Presiden, Direktur, Kepala, Ketua; di dalam struktur organisasi pemerintahan dikenal sebutan jabatan Menteri, Gubernur, Bupati, Walikota, Walikotamadya, Camat, Lurah; dalam struktur organisasi perguruan tinggi dikenal sebutan jabatan Rektor, Dekan.
b. Bentuk organisasi jamak adalah organisasi yang pucuk pimpinannya ada di tangan beberapa orang sebagai satu kesatuan. Sebutan jabatan yang digunakan antara lain Presidium, Direksi, Direktorium, Dewan, Majelis.
2. Ditinjau dari Saluran Wewenang
a). Bentuk organisasi jalur adalah organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam semua bidang pekerjaan, baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan.
b). Bentuk organisasi fungsional adalah organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu; pimpinan tiap bidang berhak memerintah kepada semua pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya.
c). Bentuk organisasi jalur dan staff adalah organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam semua bidang pekerjaan baik pekerjaan pokok maupun pekerjaan bantuan; dan di bawah pucuk pimpinan atau pimpinan satuan organisasi yang memerlukan diangkat pejabat yang tidak memiliki wewenang komando tetapi hanya dapat memberikan nasehat tentang keahlian tertentu.
d). Bentuk organisasi fungsional dan staff adalah organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu, pimpinan tiap bidang kerja dapat memerintah semua pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya; dan di bawah pucuk pimpinan atau pimpinan satuan diangkat pejabat yang tidak memiliki wewenang komando tetapi hanya dapat memberikan nasehat tentang bidang keahlian tertentu.
e). Bentuk organisasi fungsional dan jalur adalah organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu, pimpinan tiap bidang kerja berhak memerintah kepada semua pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya; dan tiap-tiap satuan pelaksana ke bawah memiliki wewenang dalam semua bidang kerja.
f). Bentuk organisasi jalur, fungsional dan staff adalah organisasi yang wewenang dari pucuk pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi di bawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu, pimpinan tiap bidang berhak memerintah kepada semua pelaksana yang ada sepanjang menyangkut bidang kerjanya; dan tiap-tiap satuan pelaksana ke bawah memiliki wewenang dalam semua bidang kerja; dan di bawah pucuk pimpinan atau pimpinan bidang diangkat pejabat yang tidak memiliki wewenang komando tetapi hanya dapat memberikan nasehat tentang bidang keahlian tertentu.
Tipe-tipe organisasi
Tipe Struktur Fungsional
Mendesain struktur berdasar fungsi-fungsi yang ada dalam suatu organisasi/divisi/sub divisi. Misal fungsi niaga, fungsi SDM dan fungsi teknik. Tipe ini memiliki kelebihan seperti berikut.
• Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi
• Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
• Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis
Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut:
• Lingkungan stabil
• Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
• Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional
Namun tipe fungsional juga memiliki sejumlah keterbatasan, seperti :
• Menekankan pada rutinitas tugas — kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
• Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit
• Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
• Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi — dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan
Tipe Output-based Structure
Mendesain struktur berdasar output/produk yang dihasilkan oleh unit/bagian organisasi yang bersangkutan.
Kelebihan
• Mendorong akuntabilitas yang lebih besar terhadap hasil akhir (output yang dihasilkan)
• Memungkinkan terjadinya diversifikasi ketrampilan (cross functional skills)
• Koordinasi antar fungsi didalam tiap posisi menjadi lebih mudah
Relevan untuk Situasi:
• Lingkungan tidak stabil
• Ukuran organisasi relatif besar
• Mengutamakan spesialisasi produk/output dan inovasi
Kekurangan
• Berpeluang menggunakan ketrampilan dan sumber daya secara tidak efisien
• Menuntut adanya ‘multiple role’ pada para karyawan sehingga dapat menimbulkan work stress
• Hanya terpaku pada satu produk tertentu (output)
Tipe Struktur Matriks
Mendesain struktur berdasar kombinasi antara tipe fungsional dan tipe output-based.
Kelebihan
• Mendorong penggunaan orang secara fleksibel
• Mengoptimalkan penggunaan sumber daya keahlian yang dimiliki
• Menumbuhkan koordinasi dan integrasi yang kohesif
Relevan untuk Situasi:
• Dorongan untuk mendistribusikan dan membagi sumber daya/kapabilitas
• Fokus pada dual perspectives : keahlian fungsional dan keandalan output
Kekurangan
• Berpeluang menumbuhkan role ambiguity
• Tanpa keseimbangan wewenang antara manajer fungsional dengan output-based coordinator, kinerja akan terganggu
• Memberi kesempatan bagi inkonsistensi permintaan antara fungsional dan output-based people.
Process-based Structure
Mendesain struktur berdasar proses inti yang dilakukan oleh organisasi. Tipe ini lebih menekankan pada relasi lateral dibanding relasi vertikal.
Beberapa Ciri Process-based Structure:
• Struktur ini didesain berdasar tiga hingga enam core process yang dimiliki oleh suatu unit/sub unit organisasi. Struktur tidak didasarkan pada fungsi ataupun output, tapi pada proses.
• Fokus pada tugas/aktivitas yang menciptakan value. Tugas/aktivitas disimplifikasikan dengan cara mengeliminasi tugas-tugas yang non-esensial dan mengurangi tangga hirarki.
• Dalam tipe ini, tim bersifat fundamental. Tim yang bersifat otonom bertanggungjawab untuk mendesain rencana dan mengeksekusinya hingga tuntas.
• Anggota tim memiliki multiple skills
Kelebihan
• Menumbuhkan efisiensi dan speed dalam penyelesaian tugas/pekerjaan
• Mengurangi garis pemisah antar departemen
• Meningkatkan kemampuan untuk melihat total wok flow
• Mengembangkan keterlibatan karyawan
• Mengurangi cost karena less overhead structure
Relevan untuk Situasi:
• Lingkungan organisasi yang selalu berubah
• Memiliki banyak projek yang tidak bersifat rutin
Kekurangan
• Membutuhkan ketrampilan baru untuk mengelola relasi lateral
• Membuka peluang untuk melakukan duplikasi sumber daya dan menciptakan role ambiguity
• Membutuhkan perubahan command-and-control mindset
• Mungkin membutuhkan waktu lama untuk mengambil keputusan secara tim
• Berpeluang tidak efektif jika prosesnya salah diidentifikasi
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah Suatu struktur organisasi menetapkan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasi secara formal. Ada enam unsur yang perlu diperhatikan jika ingin merancang struktur organisasi. Elemen-elemen itu adalah spesialisasi pekerjaan, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi, serta formalitas.
